Tecnologia aplicada em escritório de advocacia gera eficiência, ganho de tempo e segurança para tomada de decisões

Mesmo os escritórios de advocacia mais tradicionais estão com um olhar no futuro, buscando por inovação. O uso de ferramentas tecnológicas de automação de tarefas do dia a dia não só mantém os profissionais do Direito alinhados com as necessidades do mercado jurídico, mas proporcionam uma série de benefícios como ganho de eficiência, segurança no uso de dados, economia de tempo, possibilidade de acessar o sistema de gestão de qualquer lugar via nuvem, entre outras melhorias.

A implementação de soluções adequadas contribuem para uma gestão bem coordenada, que ajuda o escritório a crescer de uma forma estruturada para entregar cada vez mais valor a seus clientes. Esse é o papel de Julio Ladeira, consultor do Marins Bertoldi Advogados, escritório com sede em Curitiba (e unidades em Cascavel e Chapecó), que completa 27 anos, com experiência em diversas áreas, tais como direito tributário, ambiental, digital, entre outras. O escritório vem construindo sua reputação não só pelo trabalho bem entregue, mas também pela sua característica de inovação.

Responsável pelas áreas administrativa e financeira, Julio cita como uma das principais soluções de gestão utilizadas pelo escritório a versão H do software CPJ-3C, desenvolvido pela Preâmbulo Tech, que oferece workflow e inteligência artificial, além de dashboards e relatórios parametrizáveis. “O workflow é um grande passo tanto em termos de eficiência quanto de segurança. Ele nos permite ter controle de tudo o que acontece dentro do nosso setor de controladoria jurídica, da publicação até o protocolo”, afirma.

Com o ganho de eficiência, veio também a economia de tempo, o que possibilitou que a equipe do escritório pudesse se dedicar a atividades mais qualificadas, para construir um futuro melhor para o negócio. “Quando automatizamos processos repetitivos, por meio do CPJ-3C, a gente não só promove eficiência aos nossos processos internos, como abrimos espaço nas agendas dos sócios para buscar novos clientes”.

A automação também proporcionou mudanças positivas entre a equipe da controladoria jurídica, lembrada por Julio como uma área sensível em qualquer escritório, por lidar com prazos, publicações, protocolos, entre outros temas que exigem um grau de controle e segurança muito grande. “Na nossa controladoria jurídica, conseguimos abrir espaço na agenda de 50% das pessoas para desenvolverem novas frentes de trabalho dentro do escritório. Iniciamos uma área de compliance, responsável pela padronização das nossas políticas de trabalhos, e também criamos uma área de qualidade de dados”. Além disso, ele relatou que os advogados conseguiram dedicar mais tempo no desenvolvimento de estratégias jurídicas, bem como na construção de peças jurídicas de alta qualidade técnica.

Qualidade de dados para antecipar tomada de decisão

Ao embarcar processos dentro da solução tecnológica, Julio observou que a partir dos dados gerados pelo sistema, são feitas análises para que possam ser tomadas novas decisões dentro do escritório.  Se antes a gestão trabalhava com relatórios baseados no que aconteceu no passado, atualmente a operação é visualizada não só em tempo real, mas com projeção no futuro.

“Na medida em que se acumula um histórico de dados bem estruturados dentro da ferramenta, posso usar esse histórico para projetar. No lado financeiro, por exemplo, toda semana observamos o que vai ser feito em termos de resultados, seja em receita ou despesas. Eu consigo, semanalmente, saber como vai fechar o meu mês. Isso é ótimo, pois me permite tomar decisões antes que o mês encerre, e influenciar no resultado”, analisa.

Antes mesmo da pandemia, o escritório buscou por uma solução em nuvem para ganhar eficiência e segurança com mais disponibilidade. O processo de migração pra nuvem foi realizado pela Preâmbulo Tech, que é vista por Julio como uma parceira, e não somente um fornecedor. “A parceria com a Preâmbulo Tech vem sendo construída há algum tempo. É uma jornada, não um trabalho pontual. A partir da implementação do CPJ-3C, se inicia uma relação, em que nos colocamos como usuários contribuidores da ferramenta, abertos para as mudanças que a plataforma traz, e também levando à Preâmbulo Tech oportunidades para aprimoramento da plataforma. Isso tem sido o grande motor desta relação”, afirma.

Essa visão de proximidade se aplica também ao cliente. A advocacia praticada nos dias atuais preza por um atendimento humanizado, aliado às novas tecnologias.  Até alguns anos atrás, a visão era do cliente no centro das decisões. Julio aponta que ainda assim havia uma distância, e que a visão atual, colocada em prática pelo escritório, é de estar ao lado do cliente. “Hoje em dia não se fala em cliente no centro. É preciso se colocar ao lado, ou até no lugar dele, observando suas necessidades, o que ele precisa, entendendo seu ponto de vista, para dar o melhor atendimento”.

Andreia Andreatta, diretora Comercial e de Marketing da Preâmbulo Tech, acrescenta que o propósito da empresa é auxiliar no gerenciamento dos escritórios de advocacia, firmando parcerias com eles. Para isso, procura desenvolver constantemente soluções capazes de facilitar a rotina com melhoria de performance, por meio de tecnologia inovadora. “Essa parceria é importante para os dois lados. É estratégico que estejamos presentes, escutando as necessidades dos usuários. Desta maneira, podemos aprimorar nossas ferramentas para entregar soluções que cada vez mais contribuam para o crescimento dos escritórios jurídicos”.

Sobre: A Preâmbulo Tech é uma empresa de tecnologia focada no segmento jurídico, com sede em Curitiba, e 33 anos de mercado. Tem como objetivo principal facilitar o dia a dia e criar soluções para o mercado jurídico, desde escritórios de advocacia até departamentos jurídicos de empresas.

Entre seus principais produtos está o “CPJ-3C”, uma solução que usa inteligência artificial, workflow para automatizar e simplificar a controladoria, análise financeira integrada ao processual e dashboards para acompanhar os resultados. Já o “CPJ-Cobrança” foi desenvolvido para a advocacia de massa, ativa e passiva, com o intuito de elevar a segurança nos procedimentos, garantindo melhores resultados.

A Preâmbulo possui mais de seis mil clientes e 25 mil usuários. Líder no segmento de softwares, foi eleita por três vezes consecutivas como o software mais utilizado do Brasil por escritórios de advocacia pela Intelijur. A empresa é criadora da BrLawyers, uma comunidade para advogados com mindset de evolução, que oferece conteúdo para impulsionar a gestão jurídica, por meio da rede social Telegram.